Itseohjautuva ja innostava organisaatio: Case Vastuu Group Oy

Organisaation itseohjautuvuusajattelun runkona toimii M. Ryanin ja Edward L. Decin luoma itseohjautuvuusteoria (self-determination theory) ihmisen motivaatiosta, hyvinvoinnista ja psykologisista perustarpeista.  Teoria rakentuu sisäisen ja ulkoisen motivaation kahtiajaon ympärille. Sen ytimessä on ajatus ihmisestä aktiivisena toimijana, joka pyrkii toteuttamaan itseään ja valitsemiaan päämääriä. Itseohjautuvuusteorian eli itsemääräämisteorian mukaan ihmisellä on kolme psykologista perustarvetta: omaehtoisuus, kyvykkyys ja yhteisöllisyys. Tuettaessa perustarpeita, edistetään henkilön sisäistä motivaatiota, mikä on draivin, oppimisen ja tuottavuuden lähde. Sisäinen motivaatio lisää samalla hyvinvointia ja mielihyvää.

Vastuu Group Oy on erinomainen esimerkki itseohjautuvasta organisaatiosta. Yrityksen henkilöstöjohtaja Amanda Ojanen avasi Great Place to Work®:lle, mitä itseohjautuvuus heidän organisaatiossaan merkitsee.

Miten tuette yksilön ja tiimien kokemusta siitä, että he ovat vapaita itse päättämään tekemisisestään ilman voimakkaiden ulkoisten pakotteiden tuntua? Miten siis tuette omaehtoisuutta?

– Jokainen vastuugrouplainen asettaa omat tavoitteensa itse, mutta saa siihen tietenkin tukea kollegoiltaan. Tavoitteiden asettaminen tehdään puolivuosittain ja se alkaa My Mission Statementin (MMS) tekemisellä. MMS:n idea on olla opas ja työkalu omassa henkilökohtaisessa kehityksessä. Se myös kirkastaa omaa roolia ja tehtävää. MMS:ää päivitetään kaksi kertaa vuodessa, mikä tehdään yhden tai useamman työparin kanssa keskustellen.

Päätöksiä meillä saa tehdä kuka tahansa. Päätöksenteon tukena toimii neuvonantoprosessin sisältävä päätöksentekomalli, jonka mukaan päätöstä tehdessä pitää kysyä neuvoa asiasta tietäviltä tai niiltä, joihin päätös vaikuttaa. Päätöksentekomallia käytettiin esimerkiksi tuoreessa brändiuudistuksessamme, jossa koko henkilöstö oli mukana uuden Vastuu Group -nimen valinnassa. Nykyinen nimemme ei siis tullut perinteisen hierarkkisen mallin mukaisesti ylhäältä annettuna, vaan koko työyhteisö oli mukana neuvonantoprosessissa.

Yksilölle on tärkeää kokea, että osaa hommansa, selviää haasteista ja saa asioita aikaan. Miten tätä tunnetta tuetaan yksilö- ja tiimitasolla Vastuu Groupilla?

– Meillä on aina mahdollista kääntyä kollegan puoleen. Käytännössä jokaista vastuugrouplaista tuetaan yksilö- ja tiimitasolla niin päivittäisessä arjessa kuin esimerkiksi My Mission Statementin päivityksen yhteydessä yhdessä oman tiimin tai työparin kanssa.

Juhlistamme onnistumisia eri tavoin toimistollamme: skumpalla ja kakulla, pienillä kiitoslahjoilla tai vinkkaamalla palkitsemistiimille erityisen ansioituneen kollegan suoriutumisesta, jotta hänet voidaan palkita mahdollisella pikapalkitsemisilla. Meillä on käytössämme myös kiitoskaappi, josta kuka tahansa voi napata pienen kiitoksen kollegalle.

Mitä vahvuuksia koette itseohjautuvan organisaationne kehittävän? Mitä lisäarvoa näette syntyvän?

– Itseohjautuvuus kehittää työntekijöidemme luovuutta, oman työn johtamista, rohkeutta, yhteistyökykyä ja kykyä innovointiin. Ideaalitilanteessa pystymme reagoimaan eteemme tuleviin tilanteisiin todella nopeasti ja innovoimaan rohkeasti. Olemmekin juuri itseohjautuvuuden takia monen uuden asian äärellä ja uskallamme lähteä rohkeasti mukaan uusiin juttuihin. Itseohjautuvuuden lisäarvo on myös siinä, että moni meistä kokee hallitsevansa oman työnsä paremmin sen ansiosta. Työn mielekkyys lisääntyy, kun jokaista pikkunippeliä omassa päivittäisessä työssään ei tarvitse hyväksyttää esimiehellä tai ”ylemmällä taholla”.

Mitä haasteita itsenäinen ohjautuminen on mahdollisesti tuottanut?

– Ajoittain meidän on vaikea saada päätöksiä aikaan. Joko siitä syystä, ettei tiedetä, kenen vastuulla päätös on, tai päätöstä ei uskalleta tehdä itseohjautuvasti. Kulttuurimme konsensushakuisuus johtaa toisinaan myös hitauteen. Yksilöillä, joita työn imu vie mukanaan liiaksikin, on todellinen loppuun palamisen vaara.

Ihmiset ohjautuvat toisinaan liiankin helposti uusiin kivoihin juttuihin eikä vanhan ylläpito ole kaikkien suosiossa. Tähän tarvitaan vielä yhteisohjautuvuuden teroittamista, jotta myös ei-niin-kivoja-duuneja jaetaan tasaisemmin kaikkien kesken ja ne viedään myös loppuun. Itseohjautuvuus vaatii ainakin suuremmassa organisaatiossa myös selkeät roolit, jolloin haasteeksi ei muodostu vain itselle mieluisien, hauskojen työtehtävien tekeminen.

Miten yhteisö käytännössä sopii yhteisistä päämääristä, prosesseista ja minirakenteista?

– Meillä on puolivuosittain kick-off, jossa keskustellaan yhteisistä tavoitteista ja sovitaan ne yhdessä koko porukan kanssa, tarpeen vaatiessa esimerkiksi äänestäen. Aloitimme syksyllä unelma-aamiaiset, joissa käymme läpi tavoitteiden etenemistä ja sen hetkisiä ”kuumia perunoita”.

Erilaisia minirakenteita syntyy ja myös kuolee tarpeen mukaan. Kun halusimme uudistaa yrityksemme palkitsemismallin, muodostimme kaikista halukkaista henkilöistä palkitsemistiimin. Tiimi on kyllä edelleen toiminnassa ja päättää erilaisista pika- ja extrapalkkioista. Prosesseja kehitetään työn ohella koko ajan.

Itseohjautuvuus koettiin aiemmin osittain estävän uralla kehittymistä. Loimme uralla kehittymisen tueksi uuden käytännön, jonka mukaan kaikki yrityksessä avoimeksi tulevat työpaikat laitetaan aina ensin auki sisäiseen hakuun. Meillä oli myös aikaisemmin jokaisen palvelun ympärille perustettu palvelutiimi, joka oli poikkileikkaus kaikista yrityksemme funktioista. Tämä minirakenne lopulta kuopattiin, koska aluksi niin mahtavalta vaikuttanut idea ajoi toimintaamme siiloihin. Meillä on myös kulttuuritiimi, jonka tehtävänä on kehittää yrityskulttuuriamme. Kulttuuritiimin toimesta loimme meitä kaikkia sitovat henkilöstösäännöt.

Great Place to Work® nostaa yhdeksi Vastuu Groupin yrityskulttuurin vahvuuksista henkilöstön innostamisen. Innostavassa työympäristössä työntekijät tuntevat usein, että heidän työllään on erityinen merkitys, mikä perustuu yrityksen unelman ja arvojen mukaiseen kahdensuuntaiseen vuorovaikutukseen. Vastuu Groupin My Mission Statement on yksi merkittävä työn merkityksellisyyttä yksilön omaehtoisuuden ja kyvykkyyden kautta korostava prosessi, joka on osa itseohjautuvaa organisaatiota. Yhteisöllisyyttä – joka on yksi itseohjautuvuusteorian mukaisista psykologisista perustarpeista – edustavat esimerkiksi kollegojen huomioiminen kiittämisen ja juhlistamisen muodoin sekä päätöksentekomalli, johon sisältyy neuvonantoprosessi kollegoiden kanssa.

Lähteet:

Ryan, R. M., & Deci, E. L. (2008). From Ego Depletion to Vitality: Theory and Findings Concerning the Facilitation of Energy Available to the Self. Social and Personality Psychology Compass, 2(2): 702–717 Deci, E. L., & Ryan, R. M. (2010).

Intrinsic Motivation. The Corsini Encyclopedia of Psychology, 1-2.