Etätaputuksia ja avoimuutta, Case: Alfame

Teknologiayritys Alfame on Parhaat Työpaikat 2020 -listan keskisuurten organisaatioiden ykkönen. Yrityksen toimitusjohtaja, Janne Tirkkonen, kertoo, kuinka Suomen paras työpaikka on sopeuttanut johtamiskäytäntönsä poikkeustilanteeseen.

Koronapandemian aiheuttama poikkeustila ei ole juurikaan vaikuttanut Alfamen liiketoimintaan. Tilanteesta huolimatta yritys on jatkanut kasvuaan ja kyennyt jopa rekrytoimaan. Työarkeen on kuitenkin tullut konkreettisia muutoksia, esimerkiksi kaikki asiakastyö sekä henkilöstöpäivät hoidetaan etäyhteyksin.

Mitä poikkeustila on opettanut teille johtamisesta?

Poikkeustilanne korostaa viestinnän ja läpinäkyvyyden tarvetta. Erityisesti avoimuus sekä viestinnän reaaliaikaisuus ovat isossa roolissa. Tietoa kaivataan saataville mahdollisimman nopeasti sekä ennemmin liikaa kuin liian vähän.

Tirkkonen huomauttaa, että johdon tulee olla helposti saavutettavissa. Keskusteluiden kannalta digitaaliset välineet ovat olennaisia. Seuraamalla ja osallistumalla keskusteluihin, johto pysyy ajan tasalla, vaikka etäyhteydet eivät korvaakaan spontaaneja käytäväkeskusteluja. Alfamella on kehitetty koko työpäivän käynnissä oleva virtuaalinen tila, jossa voi piipahtaa taukohetkillä höpöttelemässä kollegoille. Tämä on yksi tapa lisätä yhteisöllisyyttä ja osallistua epävirallisiin keskusteluihin.

Millä tavoin rakennatte luottamusta epävarmassa tilanteessa?

Tilanteessa, jossa ei pystytä ennustamaan tulevaa, on oleellista purkaa riskin tunteita käsittelemällä asioita puhumalla. Asiat kerrotaan niin kuin ne ovat, eikä keskusteluissa puhuta ainoastaan onnistumisista, vaan myös haasteista. Avoimuus lisää luottamusta!

Skenaarioista keskustellaan avoimesti ja ne tuodaan esiin keskeneräisinä, jotta kaikilla olisi mahdollisuus osallistua. Näin luodaan tunnetta siitä, että kaikki ovat samassa veneessä, joka kulkee kohti haluttua tilaa.

Yksi olennainen toimi Alfamella on se, että strategisia kehittymishankkeita on jatkettu. Tällä pyritään viestimään siitä, että elämä jatkuu. Tirkkonen korostaakin, että jos poikkeustila ei heiluta kassavirtaa runsaasti, on syytä pitää aloitetut hankkeet käynnissä, jotta saadaan luotua tunnetta jatkuvuudesta.

Mitä poikkeustila tarkoittaa itseohjautuvalle organisaatiolle?

Avoin viestintä mahdollistaa Alfamella sen, että samat rakenteet toimivat myös poikkeustilanteessa. Onkin merkittävää, että näistä rakenteista pidetään kiinni.

Alfamella kehitytään kokeilujen kautta, eikä niitä olla keskeytetty poikkeustilasta huolimatta. Parhaimmillaan kokeilut tarjoavat tuoreita apuvälineitä päätöksen tekoon. Työntekijöitä autetaan onnistumaan kokeiluissa, sillä onnistumisen kokemukset ylläpitävät motivaatiota.

Työn merkityksen sekä oman roolin tulee olla selvillä kaikilla ja jatkuva läsnäolo avainhenkilöiltä on tärkeää. Näin varmistetaan, että tieto on saatavilla sekä pysytään tilanteen tasalla.

Lue lisää Alfamesta artikkelissamme Hyvän työpaikan systemaattinen rakentaminen näkyy

Miten olette pitäneet ihmisistänne huolta kriisin aikana?

Ensimmäiseksi Alfamella huolehdittiin etätyöpisteiden fasiliteetit kuntoon. Kyselyn avulla kartoitettiin etätyöympäristöä ja sen puutteita. Henkilöstölle tarjottiin mahdollisuus hakea työvälineitä konttorilta kotiin ja tarvikkeille järjesteltiin myös kuljetuksia. Tirkkonen korostaa, että on tärkeää, ettei työergonomia kärsi poikkeuksellisista olosuhteista huolimatta.

Alfame otti käyttöön kaikille työntekijöilleen vapaa-ajan tapaturmavakuutuksen. Näin kyetään varautumaan kaikkeen, ja vakuutus kattaa myös vapaa-ajan liikkumisessa sattuneet vahingot.

Poikkeustilanteessa Alfamella on korostunut ihmisten henkinen hyvinvointi sekä empatia johtamisen elementtinä. Ei aseteta liian tiukkoja tavoitteita, jotka kuormittavat ihmisiä, sillä etätyöskentely sisältää vaaran itsensä ylityöllistämisestä. Tämän vuoksi johdon pitää olla hyvin hereillä ja puuttua tarvittaessa.

Ihmisten huolia ja mietteitä pyritään ymmärtämään viikoittaisen henkilöstöpulssin avulla. Tämän lisäksi pulssi antaa myös indikaatiota henkilöstön sparraustarpeista.

Alfamella juhlitaan onnistumisia myös etänä. Tirkkonen mainitsee esimerkkinä joka perjantaiset kehukahvit, jossa käydään läpi viikon onnistumisia. Alfamelaiset taputtavat toisilleen etäyhteyksin, joka aika ajoin herättää kotiväessä hilpeyttä.