Etätyön pelisäännöt: kannattaako työntekijöitä pakottaa palaamaan toimistolle?

🎧 Voit myös kuunnella tämän artikkelin täältä 🎧

Etä- ja hybridityön yleistyminen on muuttanut työkulttuuria merkittävästi viime vuosien aikana, mikä on luonut uusia haasteita niin työntekijöille kuin työnantajille.

Vaikka paluu etätöistä toimistolle on lisääntynyt koronapandemian jälkeen, on työpaikoilla ymmärrettävästi huoli etätyön vaikutuksista. Mahdollisuus tehdä omaa työtä joustavasti on monella alalla kuitenkin jo perusoletus, ei enää erottuva kilpailuetu.

Yhtä oikeaa vastausta parhaisiin työnteon käytänteisiin ei ole. Sen sijaan jokaisen työpaikan on panostettava omien työntekijöidensä kuulemiseen parhaiden käytänteiden määrittämiseksi, esimerkiksi Great Place To Workin® -henkilöstötutkimuksen avulla.

👉Tästä artikkelista opit, miten voit johtajana tai HR:n edustajana houkutella työntekijöitä palaamaan etätöistä toimistolle ilman pakottamista. Samalla tunnistat toimintaperiaatteita, jotka voivat vahvistaa työyhteisön kulttuuria, työntekijöiden sitoutumista ja työn tuloksellisuutta, huomioiden samalla yksilöiden erilaiset tarpeet.

❓Kannattaako työntekijät vaatia palaamaan etätöistä toimistolle?

Tuskin, sillä se voi hyvistäkin tarkoitusperistä huolimatta vaikuttaa jopa negatiivisesti työntekijöiden motivaatioon, sitoutumiseen ja työtehoon. Joustamattomuudella oletetaan myös helposti, että työntekijät ovat hyvin homogeeninen joukko, vaikka työyhteisöön voi mahtua todellisuudessa hyvin erilaisia yksilöitä vaihtelevine tarpeineen.

❓Kannattaako työntekijöitä houkutella toimistolle työskentelemään?

Todennäköisesti kyllä, ja tähän on myös toimivaksi havaittuja käytänteitä. Tässä artikkelissa esittelemme muutamia tapoja Suomen ja Maailman Parhailta Työpaikoilta.

Sitouttaminen ilman pakottamista

Jos työpaikan avainhenkilönä olet huolissasi työntekijöiden sitoutumisesta, tuloksellisuudesta ja työpaikan yhteisöllisyydestä, voi ensimmäinen ajatus olla fyysisen läsnäolon merkittävä lisääminen. Aitoa ja tuloksellisinta motivoitumista sekä sitoutumista ei tapahdu kuitenkaan vain vaatimalla tai pakottamalla.

Sen sijaan kannattaa keskittyä muun muassa näihin kysymyksiin:

• Miten työpaikkana voitte tarjota työntekijöille otollisimmat puitteet hyvään työssä suoriutumiseen?
• Millaisia tiloja työpaikan on tarjottava, jotta ne houkuttelevat arjessa samaan tapaan kuin kotiin jääminen joinain päivinä?
• Millaisia arjen toimintamalleja kehittämällä yhteisistä toimistopäivistä tulisi luonteva rutiini? 
• Miten ruokit yhteisöllisyyden kokemusta riippumatta siitä, missä työntekijät työskentelevät?

Olennaista on tunnistaa, millainen työntekijöiden oma kokemus tosiasiassa on ja millaisia tarpeita työntekijöillä on. Tässä Great Place To Workin® henkilöstötutkimuksemme on ihanteellinen työkalu, jonka avulla onnistut.

👉Lue myös: Työpaikan pitovoima: Mikä saa työntekijän sitoutumaan?

Toimistopäivien ja kasvokkaisten kohtaamisten merkitys työyhteisölle

Jos syyt yhteiselle toimistolla työskentelylle eivät ole selkeät tai perustellut, työntekijöiden voi olla vaikea sitoutua kasvokkaisia kohtaamisia korostaviin työnteon käytänteisiin. Siksi tietoisuuden lisääminen niiden merkityksestä työyhteisölle on tärkeää.

Kasvokkaiset kohtaamiset vaikuttavat muun muassa seuraaviin asioihin:

🤝Työyhteisön kulttuuri

Satunnaiset kohtaamiset mahdollistavat epäviralliset keskustelut, jotka ovat tärkeitä luottamussuhteen rakentamisessa​​​. Jaetut kokemukset ja kahvihuoneessa vaihdetut kuulumiset luovat yhteenkuuluvuuden tunnetta ja voivat helpottaa vuorovaikutusta myös myöhemmissä etäkohtaamisissa.

🚀Tuloksellisuus

Fyysiset yhteiset hetket voivat parantaa kollektiivista luovuutta ja päätöksentekoa sekä innovointia tiimeissä. Toimistopäivät ovatkin omiaan esimerkiksi prosessien tai tuotekehityksen tärkeiden vaiheiden edistämiseksi, etenkin jos ne vaativat usean ihmisen näkemystä.

🔗Sitoutuminen

Kasvokkaiset kohtaamiset ja niissä tapahtuva viestintä voivat edesauttaa työpaikan yhteisten tavoitteiden ja arvojen sisäistämistä sekä niihin sitoutumista. Myös ihmisiin ja kulttuuriin sitoutuminen voivat vahvistua, kun työarkeen kuuluu kasvokkaisia kohtaamisia.

Oletko huomannut, että etäpalaverissa mennään suoremmin asiaan ja palaverista toiseen saattaa olla kiire? Toimistolla palaveeratessa sen sijaan usein on aikaa hakea vielä kahvit tai vaihtaa kuulumiset rauhallisemmin.

👉Lukuvinkki: 5 tapaa sitouttaa ja motivoida kausityöntekijöitä

Kasvokkaiset kohtaamiset eivät ole oikotie onneen

💡On huomioitava, että jos työntekijöitä vaaditaan tekemään töitään tiukasti tiettyyn aikaan ja tietyssä paikassa, vaikka se ei työn luonteen vuoksi olisi välttämätöntä, sillä voi olla myös negatiivinen vaikutus kulttuuriin, tuloksellisuuteen ja sitoutumiseen.

💡Tutkimustuloksemme osoittavat, että työn joustavuus on yhä ratkaisevampi tekijä työpaikkaa valitessa. Kokemus työn ja muun elämän tasapainosta näkyy korkeampana työtyytyväisyytenä, sitoutumisena ja panostuksina omaan työhön.  Joustava työnteon malli voi edesauttaa myös työpaikan monimuotoisuuden kehittämistä.

ESG: Onnistu sosiaalisen vastuun osa-alueilla

Työntekijöiden erilaisten tarpeiden huomioiminen

Vaikka kasvokkaisilla ihmisten välisillä suhteilla on useimmin hyvinvointia lisäävä vaikutus, on työkäytänteiden määrittämisessä otettava huomioon yksilölliset eroavaisuudet.

Kiinnitä huomiota ainakin näihin asioihin:

1.) Asuinpaikka ja elämäntilanne🏡

Mahdollisuus tehdä joustavasti etä- ja hybridityötä voi mahdollistaa työntekijän työn, vapaa-ajan sekä perhe-elämän yhteensovittamisen hänelle toimivimmalla tavalla. Tämä voi tukea työntekijän hyvinvointia, työtyytyväisyyttä ja sitoutumista.

2.) Neurodiversiteetti🧠

Neurodiversiteetin vuoksi esimerkiksi avoimet toimistotilat voivat olla haastavia joillekin työntekijöille. Osa työntekijöistä voi olla tuottavampia ja tyytyväisempiä tutussa työympäristössä kotona.

Neurodiversiteetin huomioimisesta johtamistyössä voit lukea lisää täältä.

3.) Työn luonne✍️

Etenkin asiantuntijatyössä on tehtäviä, joiden edistäminen onnistuu parhaiten kasvokkain ja toisaalta tehtäviä, jotka vaativat itsenäistä ja rauhallista aikaa ilman häiriötekijöitä. Ratkaisu voi löytyä etä- ja toimistotyötä yhdistämällä.

💡Jos työmatka on pitkä, voi työn joustavuus olla ratkaiseva työpaikan hakemiselle. Toisaalta esimerkiksi syrjäisemmällä paikkakunnalla asuvalle, toimistopäivät voivat toimia voimavaroja lisäävinä piristysruiskeina työarjessa. Johdon ja HR:n on mietittävä yksilöllisten tarpeiden lisäksi koko työyhteisöä ja varmistettava tasavertaiset etätyön pelisäännöt.

Lukuvinkki: Työhyvinvointi – HR:n ja johtamisen kulmakivet hyvinvoivaan työyhteisöön

Johtajien rooli etä- ja hybridityön aikakaudella

Työterveyslaitoksen mukaan etätyö voi tehdä työstä aiempaa tiiviimpää, kun satunnaiset kohtaamiset ja niistä syntyvät luontaiset tauot ja vuorovaikutus jäävät pois. Siksi myös etätyössä tauottamisesta sekä ihmisten välisistä suhteista on pidettävä jopa aiempaa tietoisemmin huolta.

Jos työnteon mallinne on hybridi, panosta sitä palveleviin viestintäkäytänteisiin, yhteistyöhön ja kohtaamisten tarjoamiseen. Varmista, että työntekijät voivat kommunikoida, tulla kuulluksi ja tehdä yhteistyötä tehokkaasti riippumatta siitä, missä he työskentelevät. Yksi tapa tarjota kuulluksi tulemisen ja vaikuttamisen mahdollisuuksia on maailmanlaajuisesti hyödynnetty henkilöstötutkimuksemme.

Kun työntekijät kokevat, että heihin luotetaan ja että heillä on vaikutusmahdollisuuksia omaan työhönsä, he todennäköisesti osaavat tehdä päätöksiä, jotka tukevat heidän omaa työssä suoriutumistaan. Tämä voi liittyä esimerkiksi juuri etä- ja lähipäivien optimaaliseen määrään, joka voi vaihdella yksilöiden välillä.

💡Työntekijöiden kokema luottamus johtoon lisää työpaikan tuottavuutta. Lue, mitkä kolme asiaa korostuvat menestyneimmissä työpaikoissa.

Parhaiden Työpaikkojen joustavuutta ja työntekijäkokemusta tukevia pelisääntöjä

Parhaissa Työpaikoissa työntekijöiden kuuleminen, erilaisten tarpeiden huomioiminen sekä tuki työn ja muun elämän tasapainottamiseen korostuvat.

❤️Tiketillä työarkea piristetään pienillä ja suurilla elämyksillä. Arkena joka viikon päätteeksi kokoonnutaan Get Togetheriin, jonka agendalla on esimerkiksi syntymäpäiväjuhlia, pelejä ja visailuita. Ratkaisevaa on yhteinen aika ja kohtaaminen riippumatta siitä, ovatko osallistujat toimistolla vai etänä.   

❤️Small Giant Games Oy:lla on käytössä hybridimalli, jossa toimistopäivät sovitaan tiimikohtaisesti. Yksilökohtaiset tehtävät voi suorittaa missä ja milloin vain. Yritys muun muassa kustantaa työajalle lastenhoitajan, jos työntekijän lapsi sairastuu. 

❤️Arjen Avuxi Oy:lla jokainen voi vaikuttaa itse työvuoroihinsa niin, että työ tukee omaa hyvinvointia ja elämäntilannetta.

❤️Talgrafilla on käytössä virtuaalinen “ystäväkirja”, jossa uudet työntekijät esitellään ja he voivat tutustua kollegoihinsa henkilökohtaisella tasolla fyysisestä paikasta riippumatta.

❤️Elevance tarjoaa työntekijöilleen monipuolisia mahdollisuuksia kasvokkain tapahtuville kohtaamisille ”PulsePoints” -tapatumissa. Ne sisältävät muun muassa verkostoitumista, koulutuksia ja juhlahetkiä, jotka on suunniteltu vahvistamaan yhteyttä kollegoiden välillä ja korostamaan työn syvällisempää merkitystä.

👉Kuuntele lisää Parhaiden Työpaikkojen käytänteitä Parempaa (työ)elämää -podcastista! 

Yhteenveto: tarjoa joustoa ja houkutteleva työympäristö

Pakotettu palaaminen etätöistä toimistolle ei ole tehokkain keino vahvan kulttuurin rakentamiseksi tai työntekijöiden sitouttamiseksi. Sen sijaan houkuttelevan ja toimivan työympäristön tarjoaminen sekä työntekijöiden tarpeiden kuuleminen ja aito huomioiminen voivat erottaa parhaat työpaikat muista.

Johtajien ja HR tulee keskittyä luomaan arvoa lisääviä toimistopäiviä sekä tarjota merkityksellisiä kohtaamisen mahdollisuuksia, jotka työntekijät kokevat hyödyllisiksi ja motivoiviksi​​​​.

Älä vain vaadi, vaan mahdollista ja motivoi:

• Panosta hyvään työympäristöön, joka tarjoaa mahdollisuuksia sekä kohtaamisille että itsenäiselle työskentelylle.
• Kuuntele työntekijöiden tarpeita ja huomioi työtilojen kehittämisessä neurodiversiteettiin liittyvät erot.
• Määritä sopivat tasavertaiset toimistotyön ja etätyön pelisäännöt ja käytänteet, millä voit tukea työssä viihtymistä ja tehokkuutta​​​​.
• Johda esimerkillä ja kiinnitä erityishuomiota vuorovaikutustilanteiden ja kohtaamisten mahdollistamiseen.

Ota avuksi tutkittua tietoa juuri omasta työpaikastanne!

Great Place To Work®:lla tarjoamme työkalut menestyvän työpaikan rakentamiseen. Henkilöstötutkimuksemme perustuu vuosikymmenten tutkimus- ja kehitystyöhön ja se auttaa tunnistamaan tehokkaimmat kehittämisen keinot omassa työpaikassanne.

Lue lisää sivuiltamme, kysy lisää tai varaa suoraan Teams-keskusteluaika asiantuntijamme kanssa!